Choisissez les bons champs de relance dans vos modèles d’e-mails et de courriers Upflow, en vous concentrant sur la facture de référence, l’encours total ou échu du client et d’autres informations clés, pour que vos relances restent toujours correctes.
Lorsque vous configurez vos modèles d’e-mails / courriers de relance, vous pouvez les personnaliser grâce à nos champs paramétrables.
Mais comment les utiliser au mieux pour afficher les bonnes informations dans vos modèles ?
N’oubliez pas de mettre à jour les champs dans le champ sujet de chaque e-mail de relance.
Se concentrer sur la facture de référence
La facture de référence est la plus ancienne facture impayée de votre client au moment où la relance est déclenchée.
Vous pouvez utiliser plusieurs champs basés sur cette facture afin de centrer vos relances dessus. C’est la référence (et les champs associés) que nous proposons dans nos modèles par défaut lors de la création d’un plan de relance ou d’une nouvelle action.
Non échu vs Échu
En utilisant des champs non échu / échu dans vos relances, faites attention au déclenchement prévu de la relance en question.
Toute relance prévue avant la date d’échéance ne doivent surtout pas comporter de champ “échu” (liste de facture ou montant). Ces relances n’étant déclenchées uniquement si le client n’a aucune facture échue, ces champs seront alors vides ou montreront un montant 0,00.
Avant la date d’échéance…
Focalisez-vous sur les champs de facture de référence, les champs “non échu” :
- Montant des factures non échues du client
- Liste des factures non-échues
- Numéro de facture de référence
- Montant à payer de la facture de référence
- Tout autre champ de la facture de référence
Après la date d’échéance…
Vous pouvez vous focaliser sur la balance entière du client :
- Montant des créances client
- Liste des numéros de factures impayées
Mais aussi compléter avec des données échues :
- Montant des facture échues du client
- Jours depuis l’échéance de la facture de référence ou Date de la facture de référence
”… dont Montant des créances client sont échus depuis Jours depuis l’échéance de la facture de référence jours.” → ”… dont 2500€ sont échus depuis 5 jours.
Mettre en avant la balance totale de votre client
Si vous souhaitez que vos relances affichent le montant restant dû et toutes les factures ouvertes, nous vous conseillons d’utiliser les champs suivants (selon vos besoins) :
- Montant des créances clients
- Montant des factures échues du client
- Liste des numéros de factures impayées
Par exemple :
Mettre en avant le solde échu de votre client
Dans ce cas, utilisez uniquement les tags suivants (et l’option de pièce jointe associée) :
- Liste des numéros des factures échues
- Montant des factures échues du client
Les tags “échus” doivent être utilisés uniquement dans les modèles envoyés après la date d’échéance (sous la bannière rouge « Facture échue »).
S’ils sont utilisés dans des modèles programmés avant la date d’échéance, ils seront vides dans l’e-mail reçu, car ces informations ne sont disponibles que lorsque la facture de référence est déjà en retard. Cela signifie que, dans ce cas, le client n’a pas encore de solde en retard.
Spécificités des modèles de facturation
Si vous utilisez la fonctionnalité Envoyer vos factures depuis Upflow ✨ vous devez vous concentrer uniquement sur les tags liés à la facture de référence, comme dans le premier exemple de cet article.
Si vous insérez des champs tels que [Montant des créances clients] ou [Montant des factures échues du client], les champs correspondants ne tiendront pas compte de la facture non envoyée.
Les factures non envoyées sont incluses dans les montants du client uniquement après leur envoi, donc après l’envoi de l’e-mail de facturation.
Veuillez noter que lors d’un test d’un modèle de facturation (cf. Testez vos modèles d’e-mail), les champs de relance peuvent apparaître vides ou incomplets dans l’e-mail de test, car la facture non envoyée n’est pas prise en compte dans le solde et les données associées du client tant qu’elle n’a pas été effectivement envoyée.
Vous souhaitez des suggestions pour d’autres cas d’usage ? N’hésitez pas à nous le faire savoir en soumettant une demande au Support. 
