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Il y a peu de chances que vous sollicitiez votre direction financière dès le début de votre recouvrement. Vous ne commencerez sûrement pas non plus vos rappels par voie postale, ni ne contacterez l’équipe juridique de vos clients à cette occasion. Peut-être désirez-vous par ailleurs personnaliser le contenu de vos messages pour y intégrer des données précises comme les montants dus, vos coordonnées ou tout simplement le ton approprié. Configurez ces variables pour élaborer une communication adaptée à chaque étape. Pour ce faire, rendez-vous sur le plan de relance de votre choix et cliquez sur l’action à parfaire. Un panneau de configuration apparaîtra sur le côté droit de votre écran qui vous permettra de paramétrer les éléments suivants.

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Variables ajustables

Vous retrouverez le nom de l’action sur votre Plan de Relance comme dans la liste d’Actions à effectuer, ou encore l’historique de vos clients. Le responsable d’une action (qui peut différer de l’utilisateur assigné au client) sera chargé d’exécuter les actions manuelles. Vous pouvez ajouter autant de responsables que vous le souhaitez, à choisir entre vos collaborateurs, des groupes d’utilisateurs ou encore un alias. Le déclenchement correspond au moment où l’action sera exécutée. Il est calculé par rapport à la date d’émission / d’échéance de la facture de référence. Notez bien que le délai de contact minimum, défini au niveau du plan de relance, prévaut sur ce délai là (lire plus). Définissez le canal le plus adapté selon l’étape. Cette dernière option affichera le contenu de l’action selon son type. Il peut s’agir du contenu d’un e-mail, d’un sms ou d’un courrier, ou encore du script à suivre sur un appel ou une tâche interne. Les trois premiers peuvent être automatiques ou manuels.

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Modèles

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E-mails

Choisissez le(s) bon(s) interlocuteur(s) parmi vos contacts et les membres de votre équipe ; ou ajoutez une adresse mail externe (❗n’oubliez pas qu’elle sera incluse aux communications envoyées à tous les clients auxquels ce plan de relance sera assigné !). Définissez l’expéditeur par défaut de vos e-mails manuels et automatiques. Il peut s’agir d’une personne spécifique, ou bien d’un alias ou d’un groupe. Si l’option sélectionnée contient plusieurs personnes, le système choisira la plus ancienne (créée dans le cas d’un groupe ou assignée au client dans ce cas). On y est presque : le contenu de votre communication ! Personnalisez le sujet et le contenu de vos e-mails de relance. Vous trouverez la liste complète des champs disponibles dans cet article. Et enfin, choisissez quelles factures sont à joindre avec les e-mails. Vous pouvez choisir une option différente selon chaque e-mail au sein du même plan si besoin.
💡 Votre action vous satisfait ? Vous pouvez la dupliquer (vous pourrez bien sûr reprendre la copie). Aucune inquiétude, enfin, pour les actions obsolètes : vous pourrez les supprimer !

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Tâches et appels

Tapez la démarche ou le processus à suivre par votre équipe, lorsqu’un client arrive à cette étape du plan. Entrez le script à suivre ou les informations à demander lors d’un appel avec votre client. Choisissez l’interlocuteur de votre choix. Personnalisez le contenu de vos courriers avec des champs spécifiques et automatisez-le au besoin. Attention, n’automatisez pas un courrier s’il est la dernière action du plan, il sera envoyé en boucle au client jusqu’à ce que ce dernier règle sa facture.

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Et maintenant ?

Rien d’autre à faire qu’assigner votre plan de relance à un client, et le tour est joué ! Les actions automatiques s’exécuteront d’elles-mêmes. Les manuelles apparaîtront sur l’onglet Actions de leur(s) responsable(s) suivant les règles définies. Vous pourrez les revoir sur l’historique des clients et factures associées, et mesurer leur efficacité sur l’onglet Analytics.