Que sont les actions ad hoc ?
Les actions ad hoc sont des actions manuelles que vous pouvez créer à la demande. Contrairement aux actions de plans de relance, qui sont générées automatiquement en fonction de la configuration de votre plan de recouvrement, les actions ad hoc vous offrent la flexibilité de :- Créer une action ad hoc pour un client ou une facture
- Utiliser un modèle existant ou rédiger votre propre message
- Agir quel que soit le statut de la facture
Actions ad hoc vs. actions de plan de relance
| Fonctionnalité | Actions ad hoc | Actions de plans de relance |
|---|---|---|
| Création | Créées manuellement par les utilisateurs | Générées automatiquement par les plans de relance |
| Cas d’usage | Tâches ponctuelles, coordination d’équipe | Process de recouvrement systématique |
| Prérequis | Aucune facture ni statut de facture spécifique n’est requis | Nécessite un plan de relance actif et une facture impayée |
| Impact sur le plan de relance | Sont prises en compte dans le calcul du délai minimum de contact | Respecte le délai minimum de contact du plan de relance |
Quand utiliser des actions ad hoc
Les actions ad hoc sont idéales pour :- Coordination d’équipe : « Vérifier la limite de crédit du client X avant son renouvellement »
- Rappels de relance : « Appeler le client la semaine prochaine au sujet du plan de paiement »
- Tâches ponctuelles : « Envoyer un message de remerciement après un gros paiement reçu »
- Tâches d’investigation : « Comprendre pourquoi la facture a été contestée »
- Rappels internes : « Mettre à jour les conditions de paiement dans le système de facturation »
- Prise de contact proactive : « Contacter le client avant que la facture ne devienne en retard »
Créer une action ad hoc
Étape 1 : Accéder à la création d’une action ad hoc
Vous pouvez créer des actions ad hoc depuis plusieurs endroits dans Upflow :- Depuis la page détail d’un client : cliquez sur « Nouvelle action ad hoc » en haut à droite de la page
- Depuis la page détail d’une facture : cliquez sur « Nouvelle action ad hoc » en haut à droite de la page
- Au niveau client (créée depuis la page détail client) : visible uniquement dans l’historique du client
- Au niveau facture (créée depuis la page détail facture) : visible dans l’historique de la facture et celui du client associé
Étape 2 : Renseigner les détails de l’action
Créer une action ad hoc Utilisez un modèle existant pour gagner du temps, ou démarrez de zéro :- Email : rédiger et envoyer un email
- Appel : enregistrer un appel téléphonique
- Tâche : créer une tâche / to-do
- SMS : envoyer un SMS
- Courrier : envoyer un courrier simple ou recommandé
Étape 3 : Exécuter immédiatement
- Cliquez sur « Envoyer », « Terminé » ou « Prévisualiser & Envoyer » (selon le type d’action) pour exécuter l’action immédiatement.
Gérer vos actions ad hoc
Consulter vos actions ad hoc
Toutes les actions ad hoc apparaissent dans votre onglet Actions > Toutes. Filtrez sur « Source contient Ad hoc » pour afficher uniquement ces actions. Ajoutez d’autres filtres selon vos besoins pour affiner la liste.