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Documentation Index

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Nous savons que plus vite vous recevez des nouvelles de vos clients et plus vite vous répondez à leurs questions concernant le recouvrement, mieux c’est. C’est pourquoi Upflow offre une boîte de réception centralisée, vous permettant de gérer les communications entrantes et sortantes avec vos clients directement à partir de notre instance. Pour configurer l’import des réponses par e-mail, suivez les directives de configuration dédiées : Importez automatiquement les réponses de vos clients dans Upflow ou Importez les réponses de clients automatiquement pour plusieurs organisations.

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Impact d’un nouvel e-mail reçu sur Upflow

Par défaut, Upflow vous notifiera simplement qu’un nouvel e-mail a été reçu. Vous pouvez le consulter et y répondre depuis votre interface, mais cela n’affectera pas vos relances. Vous pouvez y répondre en cliquant sur l’icône de réponse sur l’historique du client, à côté de l’e-mail : Si vous souhaitez mettre en pause la relance jusqu’à ce que vous répondiez à cet e-mail ou l’ignoriez, vous devez activer le paramètre suivant : Gérer les réponses dans Upflow. À partir de ce moment, toute nouvelle réponse importée générera une action à effectuer. Cette action est assignée à :
  • l’utilisateur qui a effectué l’action si elle était manuelle,
  • l’expéditeur de l’action si elle était automatisée,
  • à défaut, au propriétaire de l’organisation si elle a été envoyée automatiquement avec un alias.
Ces utilisateurs sont également ceux qui reçoivent la notification, selon leur configuration depuis leur Profil (cf, Personnaliser les notifications de mon profil). Jusqu’à ce que cette action soit envoyée ou ignorée, aucune autre action du plan de relance ne sera effectuée pour ce client. Nous recommandons cette solution car elle empêchera l’envoi de relances automatisées après que votre client vous ait informé d’un problème, préservant ainsi une bonne expérience client.

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Comment Upflow associe les nouveaux e-mails aux factures, clients ou actions

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Importer uniquement les e-mails que nous pouvons associer

Par défaut, Upflow n’importera que les e-mails liés au processus de recouvrement. Pour ce faire, nous :
  1. Vérifions si l’e-mail est une réponse à une relance envoyée via Upflow. Si c’est le cas, nous importons l’e-mail et le lions à ce client. Si ce n’est pas lié à une relance, nous…
  2. vérifions si l’expéditeur de l’e-mail est un contact client dans Upflow ; si le contact appartient à un seul client, nous l’associons à ce client.
  3. Sinon, nous ignorons l’e-mail.

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Importer tous les e-mails

Si vous souhaitez gérer l’intégralité de la boîte de réception depuis Upflow, vous pouvez activer le paramètre “Importer tous les e-mails” : Dans ce cas, lorsque nous ne pouvons pas associer l’e-mail à un client spécifique, nous créerons un client temporaire auquel l’e-mail sera lié. Le nom de ce client sera l’adresse e-mail de l’expéditeur. À partir de là, vous pouvez soit continuer la conversation de cette manière, soit fusionner ce client temporaire avec le client approprié. Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur l’icône de fusion à côté du nom du client ou vous rendre sur la page des détails du client. Ces clients sont facilement identifiables dans la liste des clients, car vous pouvez filtrer sur le “Intermédiaire = “INCOMING_MESSAGE”.

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Meilleure pratique lorsque vous avez plusieurs organisations

Si vous gérez plusieurs organisations et utilisez les mêmes adresses e-mail, certaines réponses pourraient être importées dans la mauvaise organisation. Pour éviter ce comportement, suivez ce processus : Importez les réponses de clients automatiquement pour plusieurs organisations.

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Supprimer un client généré par une réponse

Si une réponse a été importée dans la mauvaise organisation, vous pouvez la supprimer individuellement depuis sa page de détail, en haut à droite : Ou en masse, après avoir filtré sur “Intermédiaire = INCOMING_MESSAGE” > bouton Actions :

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Re-lier ou supprimer des e-mails

De plus, vous pouvez relier un e-mail au client approprié ou le supprimer. Depuis n’importe quel historique, vous pouvez le faire en survolant l’e-mail et en cliquant sur l’icône correspondante.   Cela recalculera ensuite les actions de chaque client pour savoir quelles relance doivent être envoyées ensuite (selon leur étape et le délai minimum de contact de leur plan de relance).

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FAQ

Que se passe-t-il pour le plan du client si ce dernier répond à un e-mail de relance provenant d’un plan au niveau de la facture ?
  • Si le message entrant est une réponse à une action de facture : cela arrêtera la relance au niveau de la facture, mais pas au niveau du client. Plus vous recevez et répondez rapidement aux messages de vos clients concernant le recouvrement, mieux c’est. C’est pourquoi Upflow propose une boîte de réception centralisée, vous permettant de gérer les communications entrantes et sortantes directement depuis notre plateforme.
Que se passe-t-il si je reçois plusieurs réponses du même client ?
  • La dernière réponse entrante sera prise en compte et génèrera l’action de réponse à gérer depuis votre liste “À faire”.