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Documentation Index

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Dans la structure de votre plan de relance, vous avez la possibilité de choisir la logique de votre première action. Celle-ci déterminera à quelle action du plan de relance, votre client entrera selon la date d’échéance de sa plus ancienne facture.

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Logique standard

En choisissant la logique standard, votre client entre forcément à la première action du plan de relance, quelle que soit la date d’échéance de sa plus vieille facture. Prenons le plan de relance suivant en exemple : Si la plus vieille facture de votre client a été échue il y a 30 jours, il entrera automatiquement à la 1ère action du plan de relance. Pour chaque client, la séquence d’actions sera basée sur la facture de référence. Une fois cette dernière payée, la séquence recommencera depuis le début, sur une nouvelle facture de référence. Il y a une subtilité pour la première action d’un plan de relance : compte tenu d’une nouvelle facture de référence (aucune action n’a jamais été exécutée sur cette facture de référence), la première action dépendra du statut de la facture. Si la facture est non échue, l’action sera “Facture presque échue” ; en revanche, si la facture est échue (quelle que soit son ancienneté), l’action sera “1er rappel”. Les actions suivantes sont toujours générées de manière séquentielle. Voici deux exemples de cas pour la logique Standard :
Votre client John Smith a 4 factures échues :
Facture A - échue depuis 2 mois Facture B - échue depuis 5 semaines Facture C - échue depuis 3 semaines Facture D - échue depuis 3 jours
Mr Smith est à la 4ème action du plan de relance. Il décide de payer les Factures B et C.
La facture de référence reste la Facture A et le plan de relance continue comme prévu. La prochaine action sera la 5ème qui se déclenchera selon votre configuration.
Votre client John Smith a 4 factures échues :
Facture A - échue depuis 2 mois Facture B - échue depuis 5 semaines Facture C - échue depuis 3 semaines Facture D - échue depuis 3 jours
Mr Smith est à la 4ème action du plan de relance. Il décide de payer la Facture A.
La facture B devient donc la nouvelle facture de référence et le plan de relance redémarre à la première action.

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Logique contextuelle

Cette logique quant à elle, prend en compte la date d’échéance de la plus vieille facture de votre client. Prenons à nouveau la structuration du plan suivant en exemple : Si la facture la plus échue de votre client remonte à 18 jours, il entrera alors dans le plan de relance à la 3ème action, cette dernière étant l’action la plus proche de la date d’échéance de la facture. Le fait que les plans de relance commencent toujours par le début peut parfois entraîner des actions hors contexte et ton de voix décalé, compte tenu de l’ancienneté de la facture. Par exemple, un client peut avoir une facture due depuis 15 jours qui devient la facture de référence (une fois que la facture de référence précédente est payée, par exemple). C’est pourquoi nous proposons des actions contextuelles. Ce nouveau mode permettra à la première action de la séquence d’être l’action passée la plus proche, et non la première du plan de relance. Voici deux exemples de cas pour la logique Contextuelle :
Votre client John Smith a 3 factures échues :
Facture A - échue depuis 24 jours → facture de référence Facture B - échue depuis 17 jours Facture C - échue depuis 12 jours
Mr Smith est à la 5ème action du plan de relance. Il décide de payer la Facture B.
La facture de référence reste la Facture A et le plan de relance continue comme prévu. La prochaine action sera la 6ème qui se déclenchera selon votre configuration.
Votre client John Smith a 3 factures échues :
Facture A - échue depuis 24 jours → facture de référence Facture B - échue depuis 17 jours Facture C - échue depuis 12 jours
Mr Smith est à la 5ème action du plan de relance. Il décide de payer la Facture A.
La Facture B devient la nouvelle facture de référence. La prochaine relance sera faite avec le 3ème rappel qui est le rappel le plus proche de la date d’échéance de cette facture.

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Modification de la logique du plan

Notez que la modification de la logique du plan aura un impact sur les clients à différents niveaux. Tous les clients qui sont déjà dans un processus de recouvrement resteront soumis à la logique initiale. Seuls les clients qui n’ont pas encore reçu de rappel seront soumis à la nouvelle logique.\ Exemple 1
Votre client a reçu deux relances pour sa facture en cours A selon la logique standard. Vous modifiez la logique pour passer à la logique contextuelle. Ce client restera sur la même voie, comme si la logique n’avait pas changé.\ Exemple 2
Votre client a reçu des relances dans le passé, mais n’a pas de factures en cours aujourd’hui, ou une nouvelle facture a été émise, mais il n’a pas encore reçu de relances pour cette dernière. Vous modifiez la logique du plan de relance. La nouvelle logique sera alors appliquée et les relances adaptées.

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Que se passe-t-il si je ne complète pas une action manuelle ?

Toute action prévue avant la date d’échéance expire lorsque la facture devient échue. Toute action prévue après la date d’échéance n’expirera pas tant que la facture ne sera payée ou que l’action aura été “ignorée” ou complétée.

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Redémarrer un plan de relance

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Redémarrage inattendu

La suppression de modèles dans un workflow utilisé peut parfois renvoyer les clients à la première action du workflow, même s’ils étaient déjà en cours d’exécution. Nous vous recommandons de ne pas supprimer les modèles dans ce cas, ou de vérifier si un client a ce modèle comme « dernière action envoyée » ou en attente (à effectuer manuellement). Ensuite, effectuez-le ou passez à l’action suivante plus tôt que prévu.

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Redémarrer manuellement le plan d’un client

À l’heure actuelle, il n’existe aucune fonctionnalité ni aucun bouton permettant de redémarrer manuellement un plan de relance en cours pour un client. La meilleure solution consiste à créer un nouveau plan ou à dupliquer un plan existant. Renommez-le, modifiez vos modèles et, une fois prêt, assignez-le à vos clients. Si vous avez opté pour une version dupliquée et que vous n’avez plus besoin du plan initial, nous vous recommandons de vérifier si ce dernier :
  • n’est pas utilisé dans les règles intelligentes - si c’est le cas, mettez à jour la ou les règles
  • n’est plus assigné à des clients
Vous pouvez ensuite vous rendre dans votre liste de plans et le supprimer.

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Que se passe-t-il lorsque je modifie l’assignation du plan à plusieurs reprises ?

Supposons que votre client soit assigné au plan A et qu’il ait reçu les relances 1 et 2 de celui-ci. A. Vous l’assignez au plan C. Aucune action n’est envoyée à partir de celui-ci. B. Vous l’assignez au plan C. Une action est déclenchée, mais « ignorée » (clic sur le bouton). C. Vous l’assignez au plan C. Une action est envoyée à partir de ce plan. Dans les trois scénarios, tant que le plan de relance est toujours en cours d’exécution sur la même facture de référence, une fois que vous le réassignez au Plan A, il revient à son point de départ, c’est-à-dire à la 3ème relance.