Activer la fonctionnalité
❗ N’oubliez pas de désactiver la fonctionnalité sur votre système source pour éviter les doublons ! | Commencez par cocher Envoyer les factures depuis Upflow sur l’onglet Facturation de vos Paramètres. |
 | Cochez Envoyer automatiquement après la date d’émission pour automatiser le rappel. Chaque facture apparaîtra autrement en tant que document à envoyer depuis votre Liste de factures (gestion détaillée plus bas). |
L’envoi
❗ Il n’est pas possible d’envoyer une facture depuis Upflow à un client sans contact. Les documents demeureront à envoyer dans ce cas là.Automatisation
Les envois automatiques sont déclenchés en fonction de l’heure d’import de la facture sur Upflow et de sa date d’émission (si vous n’avez pas ajouté de délai dans le Modèle d’envoi) :- avant 06:30 UTC → envoi le même jour
- après 06:30 UTC → envoi le prochain jour de semaine (+ délai si ajouté).
Manuel
Si vous n’avez pas coché la case Envoyer automatiquement après la date d’émission, ce sera à vous de réaliser l’envoi depuis Upflow. Ce message n’est pas une Action à proprement parler. De fait, son envoi ne demande pas une relecture aussi assidue que vos relances, ce qui vous permet d’en faire partir plusieurs à la fois l’esprit léger. Les documents demandant votre attention sont accessibles depuis l’onglet Factures par soucis de cohérence, et pour éviter de noyer vos actions dans la masse de factures !  | Filtrez les factures par statut (à envoyer) ou cliquez sur Factures à envoyer (le bouton n’apparaît que lorsque des documents répondent bien à ce critère) pour les afficher. |
 | Rendez-vous sur le détail de l’une d’entre elle et Envoyez la facture ou Marquez la comme envoyée grâce aux boutons dédiés, en haut à droite de votre écran. Ces opérations sont également réalisables depuis la liste de factures. Sélectionnez celle(s) sur lesquelles vous souhaitez intervenir, et choisissez l’option parmi les Actions proposées. |
Réception et suivi
Une fois l’envoi effectué, votre client recevra un mail, comprenant la version PDF de la facture en pièce jointe. 💡 Les factures à envoyer n’apparaissent pas sur les Portails Upflow de vos clients ! Consultez le détail de l’e-mail et confirmez sa distribution depuis l’historique de vos clients comme vous le feriez pour n’importe quelle action. ❗Notez bien que le statut à envoyer ne sera pas mis à jour depuis votre système source.Principales différences entre l’ancienne et la nouvelle version :
| Legacy | New Version ✨ |
|---|---|
| Les factures À envoyer étaient gérées depuis l’onglet Factures | Chaque facture À envoyer génère une action de facturation à gérer depuis votre onglet Action |
| Uniquement envoi par e-mail, modèle fixe par plan de relance | E-mails, courriers, SMS de facturation |
| Pas de responsabilité utilisateur sur les e-mails à envoyer | Les modèles de facturation ont désormais des responsables, en cas d’assignation manuelle ou d’erreur |
| Envoi en masse uniquement depuis l’onglet Factures | Envoyez vos actions de facturation en masse (jusqu’à 200 à la fois) |
| Marquer comme envoyée uniquement depuis l’onglet Factures | “Ignorez” l’email de facturation pour marquer la facture comme envoyée (Actions > Toutes) |
| Envoi automatique par défaut à 6:30 UTC | L’envoi automatique se base sur vos paramètres, comme les relances |
| Filtre “Source” disponible pour identifier les actions de facturation depuis “Actions > Toutes” | |
| Pièce jointe : Uniquement le PDF de la facture concernée | Vous pouvez attacher le PDF d’autres factures du client, ainsi que d’autres fichiers externes |