Prenons 10 minutes pour connecter votre instance NetSuite à Upflow. Dès que vos objets financiers (factures, clients, contacts…) sont synchronisés avec votre organisation, vous pourrez initier votre relance !

Avant de démarrer la configuration de l’intégration, assurez-vous d’avoir :

• des droits admin sur NetSuite
• un profil utilisateur en anglais US
• créé une organisation sur Upflow

Note : Upflow ne prend en charge que les instances NetSuite OneWorld.

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Vérifier que ma configuration NetSuite est conforme

Avant de connecter NetSuite à Upflow, quelques fonctionnalités doivent être activées dans votre compte NetSuite. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous ou utiliser le guide interactif. Commencez par accéder à la page Setup de votre panneau de configuration NetSuite : …et cliquez sur SuiteCloud (dans le menu features) : Trouvez et activez les options suivantes en cochant leurs cases. Cliquez sur Save en bas de la page. Toujours dans le Setup, accédez à la page Analytics depuis la barre supérieure et activez : Une fois encore, n’oubliez pas de cliquer sur Save !

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💡 Vous pouvez utiliser des raccourcis pour accélérer la recherche d’une fonctionnalité : Windows (ctrl+f) ou macOS (cmd+f).

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Installer la SuiteApp Upflow

Vous êtes sur le point d’accorder à Upflow l’accès aux informations qui seront affichées dans votre organisation et utilisées pour votre relance (déclencher vos workflows, contacter les bonnes parties, etc.). …et cliquez sur SuiteCloud (dans le menu features) : Recherchez Upflow sur la Suiteapp marketplace de NetSuite (ou rendez-vous sur ce lien). Cliquez sur Install pour lancer le processus, et suivez les consignes jusqu’à sa finalisation (confirmée par une coche verte affichée à droite de votre écran). Si vous obtenez une erreur en cliquant sur Install, vérifiez d’abord que les fonctionnalités ci-dessus ont bien été activées dans l’onglet Setup.

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Configurer votre intégration

Étape 1 — Assigner le rôle Upflow Basic Assignez le rôle Upflow Basic au membre de votre équipe de votre choix.

• Cet utilisateur doit être Admin sur NetSuite
• Ses paramètres de langue doivent être réglés sur l’anglais US sur NetSuite. Sinon, des problèmes de synchronisation peuvent en résulter.

Nous recommandons d’utiliser un compte générique Admin dédié aux intégrations ou à votre processus Finance, afin d’éviter une interruption de la synchronisation si l’utilisateur concerné quitte l’entreprise, par exemple. Étape 2 — Créer un Access Token Accédez à cette page et cliquez sur New Access Token avant de choisir Upflow SuiteApp. Renseignez les paramètres suivants :

• Application name : choisissez Upflow SuiteApp
• User : sélectionnez l’utilisateur à qui vous venez d’assigner le rôle Upflow Basic.
• Role : Upflow Basic Role (cette option ne sera pas disponible avant le choix de l’utilisateur).
• Token name : choisissez un nom à votre convenance.

Étape 3 — Enregistrer vos identifiants Cliquez sur Save pour finaliser le processus et afficher les informations relatives à votre clé API (Access token ID et Access token secret). Notez-les : elles vous seront demandées lors de votre onboarding Upflow et, une fois la page fermée ou rafraîchie, elles seront perdues.

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On y est presque

Retournez sur votre organisation Upflow et sélectionnez NetSuite comme outil à intégrer. Lorsque cela vous est demandé, renseignez votre NetSuite account ID, avant de renseigner les Access Token ID et Access Token Secret générés plus tôt. Le PDF Script ID est un reliquat d’une ancienne version de notre intégration, désormais pris en charge automatiquement par notre application. Vous n’avez donc plus besoin de le renseigner. Il est temps de passer à la sélection des objets auxquels vous souhaitez que votre équipe accède sur Upflow !

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Inclure vos filiales

Pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités disponibles dans Upflow, vous devriez configurer Upflow selon la règle 1:1, c’est-à-dire 1 filiale = 1 organisation. Cela signifie que si vous avez 3 filiales dans NetSuite, vous devriez créer 3 organisations dans Upflow. Nous recommandons également de créer une organisation parente consolidée dans Upflow à des fins de reporting. Effectuez la même configuration NetSuite pour chaque organisation dans Upflow, en sélectionnant la filiale correspondante lorsque la page ci-dessus vous est présentée. Vous gérerez vos workflows et vos actions au sein de vos organisations Upflow séparées. Suivez les étapes décrites ci-dessus pour créer plusieurs organisations. Pour ajouter une nouvelle organisation, suivez les étapes décrites ici. Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des filiales, soumettez une demande au Support en haut de la page. Vous pouvez en savoir plus sur les filiales NetSuite dans cet article d’aide : Subsidiaries NetSuite dans Upflow. Cliquez sur Continue, et laissez-nous vous guider jusqu’à la fin du processus. Et voilà ! La synchronisation est maintenant lancée et peut prendre jusqu’à plusieurs heures. En attendant, vous pouvez inviter vos collègues à rejoindre votre organisation ou configurer votre premier workflow !

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Mettre à jour votre app

Suivez les mêmes étapes que lors de votre installation initiale. La seule différence se trouve au niveau du bouton de la Marketplace, désormais nommé Upgrade.